Diseño de procedimiento de gestión documental y archivos de la unidad de atención al usuario de la IPS Otorrinolaringólogos Asociados de Córdoba S.A.S

Document management allows the good management of the information of any organization. The Provider Institution of Associated Ear Nose and Throat Health Services of Córdoba S.A.S. (OTOC) does not have the document management and file management procedure of the User Service unit; therefore, the purpose of this business practice was to design said procedure. As a technique, the interview was used, which was carried out with the person in charge of the User Service Unit to know the information generated and that received from other units, as well as the person in charge of billing to know the documentation they receive from is; added to this, the referring documentation that OTOC S.A.S. for these units and the current regulations of the admission and billing process. According to what was obtained, it was possible to develop the new document management procedure for the User Service Unit of OTOC S.A.INTRODUCCIÓN ----------------------------------------------------------------------- 131. RESEÑA HISTORICA DE LA INSTITUCIÓN -------------------------------- 152. ASPECTOS CORPORATIVOS -------------------------------------------------- 162.1 MISIÓN ------------------------------------------------------------------------------- 162.2 VISIÓN ------------------------------------------------------------------------------- 162.3 POLÍTICA DE CALIDAD --------------------------------------------------------- 162.4 PRINCIPIO Y VALORES -------------------------------------------------------- 162.5 NIVEL DE COMPLEJIDAD / TAMAÑO DE LA EMPRESA ------------- 172.6 PORTAFOLIO DE SERVICIOS ------------------------------------------------ 173. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA Y UNIDAD FUNCIONAL---------------------- 194. MARCO REFERENCIAL ---------------------------------------------------------- 214.1 MARCO TEÓRICO ---------------------------------------------------------------- 214.2 MARCO CONCEPTUAL --------------------------------------------------------- 224.3 MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------- 245. OBJETIVOS -------------------------------------------------------------------------- 275.1 OBJETIVO GENERAL ----------------------------------------------------------- 275.2 OBJETIVOS ESPECIFICO ----------------------------------------------------- 276. METODOLOGIA -------------------------------------------------------------------- 287. RESULTADOS OBTENIDOS ---------------------------------------------------- 307.1 IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTACIÓN GENERADA Y RECIBIDA EN LA UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO ------------------- 307.2 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO ------------------------------------------- 317.3 CARACTERIZACIÓN DE LAS ETAPAS QUE CONTEMPLA EL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO -------------------------------------------- 318.CONCLUSIONES ---------------------------------------------------------------------- 419. RECOMENDACIONES -------------------------------------------------------------- 42REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ------------------------------------------------ 43ANEXOS --------------------------------------------------------------------------------- 49LISTA DE FIGURASFigura 1. Organigrama OTOC S.A.S ……………………………………………… 19Figura 2. Mapa de proceso de OTOC S.A.S ………………………………………20LISTA DE TABLASTabla 1. Análisis situacional mediante la herramienta DOFA OTOC S.A.S ……. 27Tabla 2. Diseño del procedimiento de gestión documental y archivo…………… 33LISTA DE ANEXOSAnexo 1. Formato de entrevista y consentimiento informado……………………. 56Anexo 2. Evidencia del desarrollo de las entrevistas en las diferentes unidades..57La gestión documental permite el buen manejo de la información de cualquier organización. La Institución Prestadora de Servicios de Salud Otorrinolaringólogos Asociados de Córdoba S.A.S. (OTOC) no cuenta con el procedimiento de gestión documental y archivo de la unidad de Atención al Usuario; por tanto, el propósito de la presente práctica empresarial fue diseñar dicho procedimiento. Como técnica se utilizó la entrevista, la cual se realizó a la persona encargada de las Unidad de Atención al Usuario para saber la información generada y la que recibe de otras unidades, como también a la persona encargada de facturación para saber la documentación que reciben de ésta; sumado a esto, se evaluó la documentación referente que tiene OTOC S.A.S. para estas unidades y la normatividad vigente del proceso de admisión y facturación. De acuerdo con lo obtenido, se logró elaborar el nuevo procedimiento de gestión documental para la Unidad de atención al usuario de OTOC S.APregradoAdministrador(a) en SaludPráctica Empresaria